Daten sind billig geworden. Ordnung nicht.

Noch vor gar nicht allzu langer Zeit war das Erstellen digitaler Inhalte mit Arbeit verbunden.

Ein Bild musste fotografiert oder gestaltet werden. Ein längerer Text musste geschrieben werden. Informationen mussten zusammengesucht und anschließend zusammengefasst werden.

Heute kann ich einer KI sagen:

Erstelle mir ein passendes Symbolbild für meine „Über mich“-Seite.

Ein paar Sekunden später habe ich eines.

Gefällt mir die erste Variante nicht ganz, entstehen noch drei weitere. Vielleicht eine mit anderem Hintergrund. Eine etwas technischer. Eine etwas freundlicher. Danach lasse ich mir noch einen alternativen Text dazu schreiben.

Früher war die Frage, wie ich etwas erstelle. Heute muss ich immer häufiger entscheiden, welche der zehn Varianten ich überhaupt behalten möchte.

Und ich glaube, dass wir dafür noch erstaunlich schlechte Werkzeuge haben.

Erzeugen war noch nie so einfach

Texte, Bilder, Zusammenfassungen, Notizen, Screenshots, Downloads und Kopien lassen sich heute mit sehr wenig Aufwand erzeugen.

Gleichzeitig ist Speicherplatz billig geworden.

Eine Festplatte mit mehreren Terabyte ist nichts Besonderes mehr. Smartphones speichern Tausende Fotos. Cloudspeicher synchronisieren Dateien automatisch. Webseiten, Messenger und Anwendungen legen zusätzlich ihre eigenen Daten ab.

Technisch gibt es also kaum noch einen Grund, etwas nicht aufzubewahren.

Und genau das tun wir.

Aus einem Bild werden fünf Varianten.

Aus Dokument.docx wird innerhalb von drei Tagen:

Oder, wie es in Fight Club heißt:

Alles ist eine Kopie einer Kopie einer Kopie.

Dazu kommen Downloads, Screenshots, Exporte, Chatverläufe, KI-generierte Texte und Notizen, bei denen man drei Monate später nicht mehr weiß, weshalb man sie eigentlich angelegt hat.

Das eigentliche Problem ist nicht mehr, Daten zu bekommen, sondern aus ihnen wieder Information zu machen.

Speicherplatz löst das Problem nicht

Früher gab es eine ganz natürliche Grenze.

Eine Diskette war irgendwann voll. Eine Festplatte ebenfalls. Fotos kosteten Geld. Man konnte nicht unbegrenzt alles speichern.

Diese Grenzen waren nervig – sie zwangen aber auch zu Entscheidungen.

• Brauche ich das noch?
• Welche Fotos möchte ich behalten?
• Welche Datei ist die aktuelle?
• Kann das weg?

Heute kann die bequemste Antwort meistens lauten:

Behalten.

Die Datei ist nur fünf Megabyte groß. Warum sollte ich darüber nachdenken?

Also landet sie irgendwo im Archiv.

Das funktioniert hervorragend – bis man sie wiederfinden möchte.

Dabei habe ich mit ihr auch eine Entscheidung gespeichert, die ich irgendwann nachholen muss.

Anders als Speicherplatz werden diese offenen Entscheidungen nicht automatisch billiger.

Von diesen offenen Entscheidungen sammeln sich erstaunlich viele an.

Ordnung besteht aus Entscheidungen

Genau deshalb ist Sortieren auch heute noch erstaunlich schwierig.

Ein Computer kann problemlos feststellen:

Diese Datei ist ein Bild, wurde am Sonntag erstellt und ist 3,19 Megabyte groß.

Auf dem Bild befindet sich vermutlich ein Mann mit Cowboyhut in einem Rosenfeld.

Aber daraus folgt noch nicht, was ich damit machen möchte.

• Ist dieses Bild wichtig?
• Ist es nur eine schlechtere Variante eines anderen Bildes?
• Soll es zu „Outfits“, zu „Ideen“, zu „Webseite“ oder zu einem bestimmten Projekt?
• Möchte ich es später noch einmal sehen?
• Oder kann es weg?

Ordnung besteht nicht hauptsächlich daraus, Dateien von A nach B zu verschieben.

Teuer sind die Entscheidungen dahinter.

Mehr Auswahl, mehr Entscheidungen

Ein erwachsener Mensch treffe angeblich ungefähr 35.000 Entscheidungen pro Tag.

Gezählt hat das vermutlich nie jemand – die Zahl ist eher eine oft weitergereichte Schätzung.

Fest steht: Die moderne Welt stellt uns eine gewaltige Zahl möglicher Entscheidungen zur Verfügung.

Nicht drei Fernsehprogramme, sondern Tausende Filme und Serien.

Heute scrollt man durch endlose Reihen von Vorschaubildern, liest Beschreibungen und legt drei Titel auf die Merkliste.

Manche verbringen inzwischen mehr Zeit damit, das Richtige zu finden, als damit, sich tatsächlich etwas anzusehen.

Die Psychologie kennt dafür den Begriff Choice Overload: Mehr Auswahl macht die Entscheidung nicht leichter, sondern schwerer.

Bekannt wurde das durch ein Experiment mit Marmelade: An einem Probierstand mit 24 Sorten blieben mehr Leute stehen als bei 6 Sorten – gekauft haben aber deutlich mehr bei der kleinen Auswahl (Iyengar & Lepper, 2000).

Dasselbe Muster wiederholt sich überall.

Zum Beispiel, wenn ich eigentlich nur eine externe Festplatte bestellen möchte:

Zwei Tage später ist die Festplatte da. Endlich Platz.

Ich möchte nur schnell meine Bilder darauf kopieren.

Und mein Computer fragt:

Jede einzelne Entscheidung ist winzig.

In Summe entsteht daraus eine bemerkenswerte Menge geistiger Verwaltungsarbeit.

Die einfachste Entscheidung lautet oft: später

Nach längerer konzentrierter Arbeit werden Menschen nicht plötzlich entscheidungsunfähig.

Aber Müdigkeit, Stress, Zeitdruck und Informationsüberlastung können dazu führen, dass wir Entscheidungen vereinfachen oder vermeiden.

Und bei Dateien gibt es dafür eine nahezu perfekte Strategie:

Ich kümmere mich später darum.

Also entsteht der Ordner:

Archiv

Oder:

Sortieren

Oder mein persönlicher Favorit:

Unsortiert

Das Schöne an einem Ordner namens „Unsortiert“ ist schließlich, dass jede Datei hineinpasst.

Das Problem bemerkt man erst ein Jahr später.

Dann enthält dieser Ordner 4.382 Dateien und ist praktisch zu einem digitalen Keller geworden.

Man weiß, dass vermutlich wichtige Dinge darin liegen – nur nicht mehr welche.

Deshalb baue ich mir meine eigenen Werkzeuge

Mich beschäftigt deshalb schon länger die Frage, wie man digitale Ordnung einfacher machen kann.

Nicht indem man jede Entscheidung automatisiert.

Sondern indem man den Aufwand pro Entscheidung möglichst klein macht.

Ein Beispiel dafür ist Joysort, ein kleines Werkzeug, an dem ich arbeite.

Die Idee ist simpel: Bilder erscheinen nacheinander auf dem Bildschirm und können mit einem Gamepad sehr schnell verschiedenen Kategorien zugeordnet werden.

Die Entscheidung bleibt bei mir.

Aber alles um die Entscheidung herum verschwindet.

Und genau das halte ich für einen wichtigen Unterschied.

Gute Systeme wissen, welche Entscheidungen wichtig sind

Das zweite Beispiel ist meine Obsidian-Vault, in der ich Wissen und Notizen sammle.

Die Ordner zeigen dort nicht, worum es in einer Notiz geht, sondern in welcher Phase sie gerade ist: neu, aktiv, dauerhaft oder archiviert.

Worum es geht, steht in den Metadaten der Notiz.

Statt „Zu welchem Thema gehört das?“ lautet die Frage nur noch: In welcher Phase ist das? Und wenn ich es nicht weiß, gibt es genau eine Antwort: Die Notiz kommt in den Eingang.

Das ist dasselbe Prinzip wie bei Joysort: Die Entscheidung bleibt bei mir, aber sie wird kleiner. Ich entscheide über die Phase, nicht über das Thema.

Auch bei Wissen ist für mich nicht entscheidend, möglichst viele Informationen zu sammeln.

Das Internet enthält ohnehin mehr Informationen, als ich jemals lesen könnte.

Interessanter ist:

• RelevanzWas davon war für mich relevant?
• KontextIn welchem Zusammenhang?
• GrundWarum habe ich mir das gespeichert?
• VerbindungWomit hängt es zusammen?

Diese Fragen beantworte ich allerdings erst, wenn eine Notiz aktiv wird – nicht schon beim Ablegen.

Eine gute Wissensdatenbank ist deshalb für mich kein gigantisches Archiv.

Sie ist eher ein ausgelagertes Stück Kontext.

Vielleicht brauchen wir weniger „künstliche Intelligenz“ und mehr künstliche Ordnung

KI wird dieses Problem teilweise lösen.

Sie kann Dateien erkennen, Inhalte beschreiben, Ähnlichkeiten finden, Schlagwörter vergeben und Vorschläge machen.

Das nutze ich selbst gerne.

Aber die letzte Frage bleibt erstaunlich menschlich:

Ist das für mich wichtig?

Ein Algorithmus kann feststellen, dass zwei Bilder fast identisch sind.

Er weiß aber nicht unbedingt, dass auf einem davon genau das kleine Detail zu sehen ist, weswegen ich das Bild überhaupt gespeichert habe.

Er kann feststellen, dass eine Notiz seit drei Jahren nicht geöffnet wurde.

Das bedeutet aber nicht automatisch, dass sie wertlos ist.

Vielleicht besteht die sinnvollste Automatisierung deshalb gar nicht darin, Entscheidungen vollständig abzugeben.

Vielleicht sollten unsere Werkzeuge vielmehr dafür sorgen, dass wir weniger unnötige Entscheidungen treffen müssen und die wichtigen leichter treffen können.

Routinen statt jedes Mal neu überlegen.

Klare Ablagen statt hundert möglicher Ordner.

Gute Vorschläge statt automatischer Entscheidungen.

Und Werkzeuge, bei denen zwischen „Ich habe mich entschieden“ und „die Sache ist erledigt“ möglichst wenig Reibung liegt.

Was bleibt

Speicherplatz wird weiter wachsen.

KI wird noch mehr Inhalte erzeugen.

Kameras werden noch mehr Bilder produzieren.

Und vermutlich wird es noch einfacher werden, alles dauerhaft aufzubewahren.

Die interessante Fähigkeit der nächsten Jahre könnte deshalb nicht sein, möglichst viele Informationen zu besitzen.

Sondern zu wissen:

• BedarfWas davon brauche ich?
• ZusammenhangWas gehört zusammen?
• WiederfindenWas möchte ich wiederfinden?
• LoslassenUnd was darf verschwinden?

Wer diese Entscheidungen gut organisiert, besitzt etwas, das auch mit zehn Terabyte Speicher und der besten KI nicht automatisch entsteht:

Übersicht.

Digitale Ordnung ist längst mehr als eine langweilige Verwaltungsaufgabe. Sie ist die Fähigkeit, in einer Welt voller Informationen den Überblick zu behalten.

Nur: Was, wenn der Ordner „Unsortiert“ schon 4.382 Dateien hat?